Vous êtes reconnue pour votre sens de l’organisation, votre esprit d’initiative et votre capacité à anticiper les besoins? Nous recherchons une adjointe administrative de direction pour soutenir un vice-président ainsi que trois directeurs au sein d’une équipe stratégique et dynamique. Cette opportunité vous permettra de jouer un rôle clé dans le suivi administratif, financier et opérationnel de plusieurs dossiers tout en contribuant à l'amélioration continue des processus internes.
Les tâches
Assurer le suivi administratif et financier des activités de la vice-présidence.
Effectuer le suivi des prévisions budgétaires, des courus, des budgets, de la facturation, des demandes d’achat et des comptes de dépenses.
Maintenir à jour les différents tableaux de bord et assurer le suivi de l’avancement des mandats et projets en cours.
Coordonner les activités liées aux ressources humaines : formations, objectifs, vacances, feuilles de temps et rencontres de gestion de la performance.
Assurer le suivi des livrables et des échéanciers pour différents comités corporatifs.
Organiser la logistique des réunions, événements et déplacements d’équipe (salles, repas, hébergement, transport, etc.).
Participer à l’optimisation et à l’amélioration des processus administratifs internes.
Effectuer la gestion documentaire et veiller à l'exactitude de la documentation.
Collaborer étroitement avec le vice-président et trois directeurs dans leurs activités quotidiennes.
Effectuer toutes autres tâches administratives connexes.
Avantages
Horaire de 4 jours par semaine.
Mode de travail hybride : 3 jours en présentiel.
Mandat temporaire avec possibilité d'évolution vers un poste permanent.
Stationnement fourni.
Équipements informatiques fournis.
Environnement professionnel stimulant où l’autonomie et les initiatives sont valorisées.
Salaire concurrentiel selon l’expérience.
Exigences du poste
Expérience pertinente dans un rôle d’adjointe administrative de direction ou de coordination administrative.
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement PowerPoint.
Habileté à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir les priorités.
Excellentes compétences en communication et en coordination.
Connaissance de SharePoint, Esker, Concur ou SAP (atout).
Personne proactive et débrouillarde.
Excellente capacité d'analyse et de réflexion.
Curieux.se, capable d'aller chercher l'information et de poser les bonnes questions.
Autonome et orientée vers les solutions.
Capable de prendre du recul pour proposer des améliorations aux processus existants.
Forte aptitude à collaborer avec des gestionnaires de haut niveau.