Du lundi au vendredi, 40 heures par semaine (début entre 7 h 30 et 9 h).
Excel, clients, soumissions, transport… vous aimez quand vos journées sont variées ?
Notre client recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour un rôle où les responsabilités ne se limitent pas à l’administration. Au quotidien, vous serez impliqué(e) dans les commandes, les soumissions, les suivis clients, la logistique, la facturation et plusieurs autres dossiers qui font avancer les opérations.
Un rôle varié, où vous aurez l’occasion de toucher à plusieurs aspects de l’entreprise et de travailler avec différentes équipes.
Les tâches
Assurer le soutien administratif quotidien de l’équipe des ventes.
Répondre aux appels, gérer les courriels et assurer le suivi des demandes.
Mettre à jour les dossiers clients et assurer le suivi de la documentation.
Préparer et transmettre les soumissions, offres de prix, documents techniques et échantillons.
Recevoir, vérifier et traiter les commandes des clients.
Coordonner les commandes auprès des fournisseurs et assurer leur suivi.
Gérer la logistique des importations et exportations en Amérique du Nord, en collaboration avec les transporteurs et les partenaires concernés.
Effectuer le suivi des stocks et coordonner les besoins liés au transport.
Assurer le suivi des procédures de dédouanement et de la documentation requise.
Effectuer la facturation et assurer le suivi des comptes clients.
Préparer des tableaux de suivi des coûts et de la rentabilité.
Préparer les rapports et présentations mensuelles liés aux ventes ainsi que les prévisions.
Gérer les certificats de qualité et assurer leur transmission aux clients.
Fournir un soutien administratif à l’équipe comptable, notamment pour la vérification des factures, des comptes de dépenses et des paiements fournisseurs.
Effectuer le suivi des factures clients impayées.
Assurer la gestion des fournitures de bureau et la coordination avec le service des TI au besoin.
Participer à la préparation des réunions et à la mise en page de documents.
Effectuer toutes autres tâches connexes.
Avantages
Assurance collective.
Assurance vie.
Possibilité de boni annuel selon les résultats.
Stationnement avec service de valet disponible à proximité.
Emplacement facilement accessible en métro, près de la station Concordia.
Ordinateur portable et téléphone cellulaire fournis.
Horaire flexible, avec une plage d’entrée entre 7h30 et 9h.
Mode hybride après la période de formation.
Exigences du poste
Diplôme universitaire complété en administration, gestion ou domaine connexe.
3 à 4 ans d’expérience dans un rôle administratif, en administration des ventes ou dans un environnement similaire.
Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Word et Excel.
Personne organisée, rigoureuse, fiable, autonome et proactive.
Capacité à apprendre rapidement, gérer plusieurs priorités et s’adapter à des responsabilités variées.
Bilinguisme français et anglais professionnel requis (environ 50 % des communications sont en anglais).
La connaissance de l'espagnol constitue un atout, puisque le titulaire du poste sera appelé à collaborer régulièrement avec le directeur des finances, basé en Espagne.
Expérience en facturation, soumissions, suivi client, logistique ou comptabilité, un atout.