À ce moment, recruter des employés ne suffit parfois plus. L’entreprise peut avoir besoin d’une solution plus complète qui englobe, par exemple, la gestion des horaires, la formation, les cartes d’accès, les certifications requises, les équipements, les remplacements et la supervision des équipes. C’est là que l’impartition peut devenir pertinente.
Voici comment reconnaître le bon moment pour passer du recrutement temporaire à l’impartition des opérations.
Recrutement temporaire et impartition : quelle est la différence?
Ces deux solutions répondent à des besoins différents, même si elles peuvent parfois se compléter.
Le recrutement temporaire pour combler un besoin de main-d’œuvre
Le recrutement temporaire vise principalement à trouver rapidement les personnes nécessaires pour soutenir les activités de l’entreprise.
L’agence de recrutement peut notamment s’occuper de la recherche de candidats, de la présélection, des entrevues et de l’embauche. Selon l’entente, elle peut aussi prendre en charge certains aspects administratifs, comme la paie des employés temporaires.
Cette solution convient particulièrement aux entreprises qui disposent déjà d’une structure interne capable de superviser les équipes, de coordonner le travail et d’assurer les suivis quotidiens.
L’impartition pour prendre en charge une partie ou la totalité des opérations
L’impartition va plus loin que le recrutement de personnel. Elle consiste à confier à un partenaire externe la gestion partielle ou complète d’une fonction opérationnelle.
Selon la réalité de l’entreprise, une solution d’impartition peut notamment englober :
- Le recrutement, l’intégration et l’encadrement quotidien des employés;
- La gestion des horaires, des absences, des remplacements et des feuilles de temps;
- La supervision des opérations et le suivi de la performance;
- La formation ainsi que le suivi des certifications et des qualifications;
- La santé et la sécurité au travail, les permis et les cartes d’accès;
- L’achat des équipements et la fourniture des équipements de protection individuelle;
- La coordination de certains fournisseurs et besoins administratifs;
- Le soutien aux besoins d’affichage, de communication et de marketing.
L’entreprise conserve le contrôle de ses objectifs, tandis que son partenaire met en place les ressources, l’encadrement et les processus nécessaires pour les atteindre. Autrement dit, l’impartition permet de piloter les résultats, pas seulement les effectifs.
6 signes que l’impartition pourrait mieux répondre à vos besoins
Il n’existe pas de nombre précis d’employés ou de durée minimale à partir desquels une entreprise devrait choisir l’impartition. La décision dépend surtout de la complexité des opérations et de la capacité des équipes internes.
Certains signes peuvent toutefois indiquer que le recrutement temporaire ne répond plus à l’ensemble du besoin.
1. Vos besoins de main-d’œuvre deviennent récurrents
Le recrutement temporaire est particulièrement efficace pour répondre à un besoin ponctuel. Toutefois, lorsque les embauches, les remplacements et les ajustements d’horaires deviennent constants, leur coordination peut rapidement demander beaucoup de temps.
Une solution d’impartition permet alors de regrouper ces responsabilités dans un modèle structuré et adapté au rythme des opérations.
2. Vos gestionnaires consacrent trop de temps à l’administration
Gérer une équipe ne se limite pas à recruter les bonnes personnes. Il faut aussi préparer les horaires, traiter les feuilles de temps, répondre aux questions des employés, organiser les remplacements et effectuer différents suivis administratifs.
Si ces tâches éloignent vos gestionnaires de leurs responsabilités principales, l’impartition peut leur permettre de se concentrer davantage sur la production, le service à la clientèle, la qualité ou le développement de l’entreprise.
3. Vous manquez de ressources RH à l’interne
Une entreprise en croissance ne dispose pas toujours d’une équipe complète pour gérer le recrutement, la paie, les avantages sociaux, les relations de travail et la conformité.
Plutôt que de bâtir immédiatement toute cette structure à l’interne, elle peut s’appuyer sur un partenaire possédant déjà les ressources et l’expertise nécessaires. L’impartition devient alors une façon flexible d’accéder à un soutien RH et opérationnel plus complet.
4. Vous lancez un nouveau projet ou vous vous établissez dans une nouvelle région
L’ouverture d’un site, le démarrage d’une nouvelle activité ou l’expansion dans une autre province entraîne plusieurs responsabilités : constituer une équipe, mettre en place les processus, comprendre les particularités du marché local et assurer la continuité des opérations.
Dans ce contexte, l’impartition des opérations peut soutenir le démarrage tout en limitant la pression exercée sur les équipes internes. L’entreprise bénéficie d’une structure rapidement opérationnelle et peut progresser à son rythme.
5. La gestion du personnel et des opérations devient plus complexe
Plus une équipe grandit, plus les situations à gérer se diversifient : absentéisme, rendement, intégration, formation, remplacements, santé et sécurité, relations de travail et suivi des politiques internes.
À cela peuvent s’ajouter la coordination des fournisseurs, l’achat d’équipements, le respect des procédures, le suivi des certifications et l’atteinte des objectifs de performance.
Si cette complexité dépasse la capacité actuelle de l’organisation, l’impartition permet d’ajouter un niveau d’encadrement et de structure sans devoir tout développer à l’interne dès le départ.
6. Vous avez besoin de mieux prévoir vos ressources et vos résultats
Les besoins opérationnels peuvent varier rapidement. Sans structure adaptée, ces changements se traduisent souvent par des embauches urgentes, des heures supplémentaires ou une surcharge pour les équipes en place.
Grâce à une meilleure planification de la main-d’œuvre et à un suivi régulier des opérations, l’impartition peut contribuer à stabiliser les activités, à anticiper les périodes plus occupées et à réduire les interventions de dernière minute.
Le suivi des indicateurs de performance, des échéanciers, des budgets et de la rentabilité permet également de mieux mesurer les résultats obtenus.
Le coût direct ne raconte pas toute l’histoire
Au moment de comparer le recrutement temporaire, l’embauche directe et l’impartition, il peut être tentant de regarder uniquement le salaire ou le taux horaire.
Or, le coût réel de la gestion du personnel et des opérations comprend plusieurs éléments moins visibles :
- Le temps consacré au recrutement et à l’intégration;
- Les charges et obligations liées à l’emploi;
- L’administration de la paie et des avantages sociaux;
- La coordination des horaires et des absences;
- Les vérifications préemploi;
- La formation et la supervision;
- Le suivi des certifications, des permis et des cartes d’accès;
- L’achat et le renouvellement des équipements;
- Le suivi des dossiers RH;
- Les coûts associés au roulement de personnel;
- Le temps investi par les gestionnaires.
Une solution d’impartition peut sembler plus complète sur papier parce qu’elle regroupe plusieurs services. Pour la comparer adéquatement à une gestion interne, il faut donc considérer l’ensemble des responsabilités prises en charge, et non uniquement le coût associé à chaque employé.
La bonne question n’est pas seulement : « Quelle option coûte le moins cher? », mais plutôt : « Quelle option nous permet de soutenir efficacement nos opérations avec les ressources dont nous disposons? »
Comment choisir entre recrutement temporaire et impartition?
Avant de prendre une décision, il est utile d’évaluer la situation dans son ensemble.
Posez-vous les questions suivantes :
- Le besoin est-il ponctuel, récurrent ou appelé à grandir?
- Avons-nous les ressources nécessaires pour intégrer et superviser les employés?
- Qui prendra en charge la paie, les horaires, les absences et les suivis RH?
- Qui assurera la formation, les certifications et la conformité des équipes?
- Nos gestionnaires peuvent-ils absorber ces responsabilités sans nuire aux opérations?
- Avons-nous uniquement besoin de personnel ou d’une prise en charge plus large?
- Souhaitons-nous bâtir immédiatement une structure interne complète?
- Notre partenaire peut-il suivre la performance et adapter sa solution à l’évolution de nos besoins?
Si votre organisation possède déjà les processus et les ressources nécessaires, le recrutement temporaire peut être suffisant. Si elle cherche plutôt à déléguer plusieurs responsabilités et à obtenir un accompagnement opérationnel continu, l’impartition pourrait être mieux adaptée.
Une transition qui peut se faire progressivement
Choisir l’impartition ne signifie pas nécessairement externaliser ses opérations de façon permanente.
Certaines entreprises utilisent ce modèle pour lancer un projet, soutenir une expansion ou traverser une période de croissance. Une fois leurs activités stabilisées et leur structure interne bien établie, elles peuvent reprendre graduellement certaines responsabilités.
Il est également possible de commencer par impartir une partie précise des opérations, puis d’ajuster le mandat en fonction des résultats et des besoins. Cette flexibilité permet de mettre en place une solution réaliste et alignée sur les priorités de l’organisation.
Trouver le modèle qui correspond réellement à vos opérations
Le recrutement temporaire demeure une excellente solution lorsqu’une entreprise doit renforcer rapidement son équipe. Toutefois, lorsque le besoin dépasse l’embauche et touche aussi la coordination, l’administration, la conformité, la supervision ou la performance, l’impartition des opérations peut offrir une réponse plus complète.
L’objectif n’est pas d’externaliser davantage à tout prix, mais de déterminer quelles responsabilités devraient rester à l’interne et lesquelles gagneraient à être confiées à une équipe spécialisée.
Bédard RH accompagne les entreprises dans l’évaluation de leurs besoins et la mise en place de solutions personnalisées, allant du recrutement temporaire à la prise en charge partielle ou complète des opérations.
Vous vous demandez quel modèle convient le mieux à votre réalité? Communiquez avec notre équipe à info@bedardressources.com pour en discuter.
