De jour, du lundi au vendredi | Temps plein à 35 heures par semaine
Votre sens d’analyse, de l’initiative et de l’organisation est irréprochable et permet au quotidien d’accompagner l’ensemble de l’équipe composée de gestionnaires professionnels impliqués dans de beaux projets. Notre client, une référence québécoise du milieu du transport en commun, est présentement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve)! C’est maintenant à vous d’investir dans votre carrière.
Les tâches
Organiser les réunions en convoquant les membres du personnel et établir l’ordre du jour avec la documentation appropriée.
Faire le compte-rendu ou le tableau de suivi des enjeux discutés suite aux rencontres avec l’Association et en assurer le suivi.
Coordonner les voyages d’affaires de la direction avec la collaboration d’une agence de voyages au besoin.
S’occuper des achats de fournitures de bureau et tenir à jour l’inventaire.
Placer les appels de services ou des commandes auprès des fournisseurs.
Corriger, réviser, faire la mise en page des lettres, rapports comptes rendus et tout autres documents.
Contribuer à la mise à jour des procédures.
Mettre à jour la liste de contact et s’occuper d’entrer les données dans le logiciel informatique.
Prendre en charge l’élaboration et le suivi des systèmes de classement et tenir à jour tous les instruments de repérage.
Faire la préparation des rapports de dépense des membres du comité de direction en lien avec la politique établie.
Prendre en charge la réception et le triage du courrier.
Accueillir les visiteurs au besoin.
Être la personne-ressource en ce qui concerne la transmission des renseignements de l’Association.
Effectuer toutes autres tâches administratives connexes afin d’assurer le bon déroulement.
L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte.
Avantages
Un programme d’assurances collectives payé à 50% par l’employeur.
Un programme de REER collectif avec contribution de l’employeur (cotisation égale jusqu’à 5% du salaire annuel de l’employé).
Un mode de travail presque entièrement en télétravail – une journée par semaine au bureau (les mardis).
Flexibilité d’horaire - les heures fixes peuvent être toutefois demandées lors des réunions, rencontres, etc.
Politique de cumul de temps admissible pour des congés – Cumuler des heures pour des journées de congés !
Avoir congé entre Noël et le Jour de l’an (salaire maintenu durant les jours ouvrables en plus de 11 jours fériés.
Politique de progression salariale – Indexation et progression dans l’échelle salariale.
Accès gratuit au gymnase de l’immeuble pour votre bien-être.
Un remboursement du coût de la passe de transport en commun mensuel.
Une allocation mensuelle pour couvrir les coûts d’utilisation de votre téléphone cellulaire (100$/mois) et ordinateur portable fourni.
Un dîner en équipe payé par votre employeur une fois par mois.
Accès au remboursement de certains frais pour l’installation de votre bureau à la maison (ex : écran, chaise, etc.).
Exigences du poste
Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou secrétariat.
Un minimum de cinq années d’expérience comme agent(e) administratif(ve) en milieu corporatif.
Connaissances avancées de la suite MS Office – Excel, Word, Power Point et Outlook.
Maîtriser la langue française et anglaise (parlée et écrite) afin de pouvoir répondre à la clientèle anglophone et francophone aisément – Anglais fonctionnel sera admissible également.
Connaissance de SharePoint – un atout.
Profil recherché
Au cours des dernières années, vous avez su parfaire vos habiletés relationnelles, communicationnelles et organisationnelles.
En matière de relations, vous détenez une approche cliente exceptionnelle et bâtissez des relations d’affaires durables tout en étant diplomate.
Niveau organisation, vous êtes le champion : gestion du temps, résolution de problèmes de manière simultanée, capacité d’analyse et de planification.