Partenaire administratif, PCO (remplacement congé de maternité)

Les tâches

• Gérer l'agenda - Rencontre/statutaire selon les délais établis.
• Organiser la préparation des présentations à l’aide des PCO et chargés de projets
• Gestion du calendrier des remises: Fixer les dates de livrables mensuelles et respecter ces échéances.
• Accompagner les différents collaborateurs pour la rédaction des rapports de projet et dossiers d'affaires.
• Procéder à la collecte des données et mettre à jour le fichier des coûts Opex de la direction PCO en lien avec les échéanciers et les coûts de présentations.
• Vérifier que tous les documents respectent le standard de qualité documentaire mis en place.
• Développer et maintenir les différents logigrammes et RACI en lien avec le processus de gestion.
• Effectuer la rédaction et la mise à jour des plans de gestion de projet.
• Accompagner la directrice dans certains dossiers de nature confidentiels.
• Développer et maintenir le répertoire des fichiers-gabarits (boîte à outils PCO).
• Gérer les documents/informations sur le site SharePoint.
• Assurer le classement des documents des divers projets, selon la structure établie.
• Partager les mises à jour en lien avec la structure d'archivage.
• Procéder à des recherches et faire du repérage pour répondre aux demandes
• Coordonner la préparation des pièces justificatives lors des fins de projets.
• Réaliser des audits périodiques pour assurer le respect de pratiques ou corriger des mesures au besoin.
• Assister à des ateliers d'évaluation des outils pour le choix d'une plateforme (QMS) pour la gestion de documents
• Effectuer toutes autres tâches connexes au poste.
• L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte

Avantages

• Bonification cible: 6 %.
• Vacances anticipées ou accumulation: 4 semaines.
• Assurance collective est offerte dès le premier jour.
• Régime de retraite avec cotisations déterminées de 4% à 10%.
• Le type de travail : hybride (50% télétravail).
• Le stationnement gratuit.

Exigences du poste

• Expérience de 5 à 9 ans dans le domaine du support administratif ou gestion des documents (gestion de projet).
• Détenir un diplôme en administration, ou en gestion documentaire (DES) ou toute autre formation connexe.
• Maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel et Powerpoint et Visio).
• Connaissance approfondie du SharePoint et Teams (télétravail).
• Connaissance des logiciels: SAP, Aconex et BIM360 est un atout.

Profil recherché

• Capacité rédactionnelle de haut niveau.
• Facilité à communiqué soit à l'oral ou à l'écrit.
• Avoir un esprit d'équipe et un sens exceptionnel du service à la clientèle.
• Capacité à travailler avec des échéances données, sous pression et avec une bonne gestion des priorités.