- Quel accueil réservez-vous à vos nouveaux employés?
Si vous avez connu l’époque où l’accueil se limitait à un mot de bienvenue de la part du patron, à la présentation des collègues et à une brève description de tâches, cette approche est révolue. Heureusement, car pour un jeune sortant de l’école, ça prenait une bonne dose de courage et de motivation pour « apprendre sur le tas ». Les plus débrouillards ne s’en sortaient pas si mal.
Aujourd’hui, on voit l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé comme le maillon d’une chaîne d’activités RH qui comprend la planification, le recrutement, la sélection, l’orientation, puis la formation et le développement.
On retrouve plusieurs synonymes à l’accueil et l’intégration. On parle d’orientation, de plan d’intégration, de processus de socialisation, de pratiques d’intégration, etc. En clair, il s’agit du même concept : les nouveaux employés doivent être sélectionnés, non seulement pour leurs qualifications professionnelles, mais aussi pour leur concordance avec la culture d’entreprise. Ce « bon fit » fera d’ailleurs la différence en rétention de personnel.
Quelles distinctions fait-on entre orientation, intégration et socialisation?
- L’orientation comprend les formations formelles qui portent sur les tâches et la compréhension de l’organisation dans son ensemble. Sa durée varie de quelques heures à quelques jours et elle ne tient pas compte du côté informel de la socialisation.
- L’intégration fait référence aux programmes, pratiques et politiques adoptés par une direction dans le but de favoriser l’adaptation des nouveaux employés. Elle tient compte à la fois de l’aspect formel et informel.
- La socialisation est inhérente à l’individu, elle réfère à son processus d’apprentissage et d’adaptation au sein de l’organisation. Certaines études soutiennent que la socialisation est un processus continu pouvant s’échelonner sur un mandat ou une carrière. Mais puisqu’il s’agit d’informel, comment peut-on déclarer un employé comme « socialisé »?
La socialisation, prémisse de rétention?
Le but de la socialisation est que la personne se sente compétente et supportée par l’organisation, ce qui la motive à performer et à s’engager à plus long terme.
Comme la rétention d'effectifs préoccupe un bon nombre d’entreprises, il devient essentiel pour elles de privilégier très rapidement la socialisation des individus.
Pratiques favorisant la socialisation du nouvel employé :
- La communication avant l’entrée en fonction :
Contacter l’employé pour lui transmettre les informations importantes est perçu favorablement par la recrue. On l’éclaire sur la rémunération, son horaire, le stationnement et le nom de la personne à rencontrer le premier jour, et on lui assure que son poste et son équipement sont en préparation.
- La rencontre avec le supérieur immédiat :
Aux yeux du nouvel arrivant, cette rencontre est primordiale. Elle formalise son embauche et lui permet de comprendre les liens avec les autres services à l’aide de l’organigramme. Les valeurs de l’entreprise sont abordées ainsi que l’organisation du travail à proprement parler.
Le plan d’intégration est présenté et les attentes sont précisées. Le supérieur immédiat nomme les responsabilités du poste et quand auront lieu les évaluations de rendement. Il présente ensuite le personnel administratif, les collègues immédiats et le supérieur hiérarchique.
- L’attribution d’un coéquipier ou buddy :
Le coéquipier entraîne le nouveau à la tâche et l’informe sur les obstacles fréquemment rencontrés, ce qui accélère le transfert de connaissances techniques.
Ce buddy, ou agent de socialisation aura comme rôle d’accompagner la recrue dans sa transition.
- Le rôle des collègues :
Le supérieur hiérarchique aide à créer un sentiment d’appartenance en réitérant l’importance de la contribution du nouvel employé pour l’organisation.
Le plus expérimenté lui transmet les valeurs de gestion de la direction et décrit l’historique du service.
Le débutant le rassure sur les difficultés d’intégration qu’il a eues à surmonter.
Le collaborateur d’un service relié contribue à élargir sa vision et le sensibilise aux enjeux organisationnels.
Former l’équipe sur la socialisation
Les études démontrent que l’implication de l’équipe prend une place importante dans le processus d’intégration des recrues. Certains gestionnaires mentionnent qu’au-delà de la formation, des outils de gestion seraient profitables pour les aider à soutenir leur équipe.
La part du nouvel employé
Les organisations ont beau déployer des efforts vertigineux pour intégrer les nouveaux employés, la part de l’individu est inhérente à son succès. Les deux éléments qui jouent en sa faveur sont son implication et sa capacité d’adaptation.
En effet, un individu proactif aura plus de chance de s’intégrer, surtout s’il sait s’ajuster à ses responsabilités dans son nouvel environnement de travail.
Activités favorisant l’intégration des recrues :
Certaines entreprises optent pour des événements rassembleurs comme un 5 à 7 ou un dîner de bienvenue, alors que d’autres préfèrent coordonner des rendez-vous avec les personnes clés.
D’autres organisations ont automatisé leur processus d’intégration à l’aide de plateformes de formation. Cette façon de faire est sûrement avantageuse pour l’établissement, mais l’est-elle pour l’arrivant? Nous pourrons l’évaluer dans les prochaines années.
Chez Bédard Ressources humaines, nous pouvons vous aider avec votre processus d’accueil et d’intégration. Communiquez avec Stéphane Pépin pour obtenir davantage de renseignements sur nos services-conseils RH. On peut joindre Stéphane par courriel spepin@bedardressources.com.
