L’aspect légal : avant le renvoi
Avant même de procéder, vous devez vous assurer de la légitimité du renvoi. Pour ce faire, il vous faut tout d’abord faire la distinction entre le licenciement et le congédiement. Bien que les deux termes soient souvent utilisés de façon interchangeable, ils ne sont pas synonymes.
Dans le cas d’un licenciement, l’employeur met définitivement fin à l’emploi parce qu’il ne requiert plus les services de l’employé pour des raisons organisationnelles ou économiques. Dans ce cas, il ne s’agit pas d’un renvoi lié à la performance ou au comportement de l’employé.
Ces raisons peuvent inclure :
- Difficultés financières entraînant une réduction de personnel.
- Suppression de poste ou réorganisation interne.
- Fermeture de département.
- Automatisation ou transformation technologique rendant certains postes non essentiels.
Dans le cas d’un congédiement, la fin de l’emploi est liée à la performance ou au comportement de l’employé. Cela peut inclure l’incapacité à remplir les exigences du poste, des manquements répétés ou encore des raisons disciplinaires. Dans ces circonstances, il est essentiel de documenter les comportements problématiques dès leur apparition et non à la veille de la fin d’emploi (avertissements, mesures correctives, échanges, réponses de l’employé).
Consignez les faits, les avertissements, les mesures correctives proposées et les réponses de l’employé. Cette traçabilité augmente vos chances de démontrer un congédiement pour cause, en cas de contestation. Un congédiement mal préparé peut être jugé injustifié par le Tribunal administratif du travail, notamment si l’employeur n’a pas appliqué une gradation des sanctions démontrant une approche équitable, proportionnée et progressive.
Avant de procéder, assurez-vous qu’il n’existe aucune situation protégée (ex. : congé de maternité, maladie, plainte CNESST, obligation d’accommodement liée à la santé ou à un handicap).
Selon le secteur d’activité (fédéral ou provincial), les recours et obligations peuvent varier. Par exemple, un employé sous juridiction fédérale relèvera du Code canadien du travail, tandis qu’un employé au Québec relèvera de la Loi sur les normes du travail ou Loi applicable selon votre province.
L’aspect humain : lors du renvoi
Même si vous avez un motif valable et que vous êtes dans votre droit de renvoyer un individu, ce n’est jamais facile. Elle comporte des risques, autant sur le plan émotionnel que sur le plan organisationnel. Aussi inconfortable que soit le moment pour vous, il l’est souvent davantage pour la personne qui reçoit la mauvaise nouvelle.
Afin de montrer votre empathie et votre respect, faites l’annonce en personne dans un endroit confidentiel. De préférence, soyez en présence d’un témoin si possible (RH ou autre gestionnaire). Expliquez brièvement les motifs de la décision et répondez aux questions sans vous étendre dans les détails.
Préparez-vous : soyez clair, factuel et concis. Évitez les formulations floues, les justifications émotives ou les commentaires personnels.
Si la relation demeure positive, et que vous êtes à l’aise de le faire, vous pouvez offrir une lettre de recommandation neutre et professionnelle.
Enfin, pensez à tenir un entretien de départ. Cela permet de conclure la relation de travail avec dignité et de recueillir des commentaires utiles.
N’oubliez pas de communiquer avec l’équipe restante : un renvoi mal géré peut semer l’inquiétude et nuire à la mobilisation. Rassurez vos employés en expliquant la situation de manière générale, tout en respectant la confidentialité.
L’aspect administratif : après le renvoi
Au moment de la rencontre, demandez à l’employé de retourner les biens appartenant à la compagnie (ex. : ordinateur, téléphone, clés, etc.) et assurez-vous de révoquer ses accès informatiques une fois la rencontre terminée. Ensuite, concentrez-vous sur les formalités administratives suivantes :
- Avis de cessation d’emploi
L’avis de cessation d’emploi est un document écrit remis à l’employé dans les cas de licenciement, c’est-à-dire lorsque la fin d’emploi n’est pas liée à une faute ou à un manquement. Il indique la date de fin d’emploi et respecte les délais de préavis prévus par la Loi, selon les années de service de l’individu. L’employeur peut choisir de verser une indemnité compensatoire équivalente au lieu du préavis travaillé.
Le délai de ce préavis varie selon le nombre d’années de service :
- Moins de 3 mois d’emploi : Pas de préavis requis
- 3 à 12 mois d’emploi : 1 semaine de préavis
- 1 à 5 ans d’emploi : 2 semaines de préavis
- 5 à 10 ans d’emploi : 4 semaines de préavis
- 10 ans et plus d’emploi : 8 semaines de préavis
- Relevé d’emploi
Dès qu’il y a arrêt de la rémunération la compagnie doit produire le Relevé d’emploi (ROE) :
- En format électronique : dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie concernée.
- En format papier : dans les 5 jours civils suivant la cessation effective.
Consultez le site de Service Canada pour plus de précisions.
- Sommes dues
Lors de la terminaison d’emploi ou à la paie suivante, vous devez remettre tous les montants dus à l’employé. Cela inclut le salaire habituel, les heures supplémentaires réalisées, boni dû et les vacances accumulées (4 ou 6 %).
Assurez-vous que les calculs sont exacts et que les montants sont versés dans les délais prescrits.
- Certificat de travail
À la demande de l’employé, vous devez fournir un certificat de travail. Il s’agit d’un document contenant le nom et l’adresse de l’employeur qui détaille les fonctions du travailleur et la durée de l’emploi sans évaluation de performance ni commentaire subjectif. Ce n’est pas l’équivalent d’une lettre de recommandation.
La quittance : pour sécuriser la fin d’emploi
La quittance est un outil stratégique, particulièrement utile lors d’un congédiement, d’un licenciement avec indemnité bonifiée ou d’une résiliation négociée. Elle confirme que l’employé a reçu toutes les sommes qui lui sont dues et qu’il renonce à tout recours futur relatif à la fin de son emploi. Elle protège l’employeur contre les recours ultérieurs, en échange d’une compensation équitable et transparente.
Pour que la quittance soit valide, certaines conditions doivent être respectées :
- L’employé doit signer librement, sans pression ni contrainte.
- Il doit avoir eu le temps de consulter un avocat ou un conseiller juridique, si désiré.
- Le contenu doit être clair, précis et ne pas contenir de clauses abusives.
En conclusion
Mettre fin à un emploi exige autant de diplomatie que de rigueur. En combinant respect, documentation adéquate et conformité légale, vous minimiserez les risques de contestation et préserverez la réputation de votre organisation.
Chez Bédard Ressources humaines, nous pouvons vous accompagner dans toutes les étapes liées à la fin d’emploi qu’il s’agisse d’un licenciement, d’un congédiement ou d’une résiliation de contrat. Contactez Stéphane Pépin pour obtenir davantage de renseignements sur nos services-conseils RH.
Note légale
Ce texte est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique. Pour toute situation spécifique, consultez un conseiller juridique ou un professionnel RH qualifié.
