Dans ce contexte, il est facile de conclure que le véritable problème est le manque de temps. Pourtant, notre expérience auprès des gestionnaires nous a appris qu’il est souvent utile d’aller un peu plus loin dans l’analyse. Parce que plusieurs gestionnaires ne manquent pas uniquement de temps. Ils manquent parfois d’espace pour faire leur véritable travail.
Quand l’urgence prend toute la place
Dans les organisations que nous accompagnons, nous observons souvent la même dynamique. Les gestionnaires commencent leur semaine avec de bonnes intentions. Ils souhaitent rencontrer leurs employés, faire certains suivis, travailler sur leurs projets et avancer sur leurs priorités.
Puis la réalité les rattrape : un client appelle avec un enjeu urgent, un employé s’absente, un dossier prend du retard, une réunion s’ajoute à l’horaire. À la fin de la journée, le gestionnaire a travaillé sans arrêt, mais il a l’impression de n’avoir fait que réagir aux événements.
Et tranquillement, certaines responsabilités sont constamment repoussées : les rencontres individuelles, le coaching, le développement des employés, les discussions de performance ou la planification de la relève. Pourtant, ce sont précisément ces activités qui ont le plus d’impact à long terme.
Être occupé n’est pas toujours être efficace
Il existe une différence importante entre être occupé et être efficace. Nous accompagnons plusieurs gestionnaires qui travaillent de très longues heures. Ils sont constamment sollicités. Pourtant, lorsqu’on analyse leur réalité plus en profondeur, on réalise qu’une grande partie de leur temps est consacrée à régler des problèmes qu’ils ont déjà réglés auparavant.
La même question revient constamment. La même décision doit être validée encore et encore. Les mêmes enjeux réapparaissent semaine après semaine. À partir de ce moment, il est légitime de se poser une question.
Le problème est-il réellement un manque de temps ou est-ce que l’organisation est devenue trop dépendante du gestionnaire ?
La nuance est importante. Parce qu’un gestionnaire qui doit intervenir dans chaque décision finit inévitablement par devenir le goulot d’étranglement de son équipe.
Le piège du gestionnaire indispensable
Un exemple tiré de nos accompagnements illustre bien cette réalité. Un dirigeant que nous avons accompagné il y a quelque temps voyait son entreprise connaître une belle croissance, mais il avait constamment l’impression d’être débordé.
Chaque fois qu’un dossier avançait, quelqu’un avait besoin de son approbation. Chaque fois qu’un problème survenait, l’équipe se tournait vers lui. Chaque fois qu’une décision devait être prise, il était impliqué.
Au départ, il considérait cette situation comme une preuve de son importance dans l’organisation, jusqu’à ce qu’il réalise que plus l’entreprise grandissait, plus sa présence devenait nécessaire pour faire fonctionner les opérations. Et ce n’était pas un signe de succès. C’était devenu un risque. Parce qu’une organisation qui dépend constamment d’une seule personne finit toujours par atteindre une limite.
Pourquoi déléguer est si difficile
Lorsque nous parlons de délégation, plusieurs gestionnaires adhèrent rapidement au principe. Dans la pratique, toutefois, les choses sont souvent plus compliquées, car déléguer demande parfois davantage de temps à court terme. Il faut expliquer, accompagner, répondre aux questions et tolérer certaines erreurs d’apprentissage, alors que régler soi-même la situation est souvent beaucoup plus rapide.
C’est précisément ce qui rend le piège aussi difficile à éviter.
Chaque décision prise par le gestionnaire semble faire gagner quelques minutes aujourd’hui. Mais accumulées au fil du temps, ces décisions finissent souvent par lui coûter beaucoup plus de temps qu’elles lui en ont fait gagner. Pendant ce temps, les employés développent moins leur autonomie et prennent moins d’initiatives.
Le coût caché du manque de temps
Lorsqu’un gestionnaire reporte continuellement les activités liées au leadership, les conséquences n’apparaissent pas immédiatement.
Les opérations continuent, les projets avancent, les résultats demeurent généralement acceptables.
Toutefois, certains signaux commencent tranquillement à émerger. Les employés reçoivent moins de rétroaction. Les suivis deviennent plus rares. Le développement des compétences ralentit. Les problèmes sont adressés plus tard qu’ils devraient l’être. La relève demeure peu développée. Et graduellement, le gestionnaire se retrouve avec encore plus de situations à gérer.
Le manque de temps qu’il ressent aujourd’hui est parfois la conséquence directe du temps qu’il n’a pas réussi à investir plus tôt.
La gestion est rarement urgente. Mais elle est essentielle.
C’est probablement l’une des grandes difficultés du rôle. La gestion des employés est rarement l’activité la plus urgente dans une journée. Une rencontre de coaching peut presque toujours être reportée. Une discussion de développement peut attendre à la semaine prochaine. Un suivi avec un employé peut être déplacé à plus tard.
Cependant, lorsque ces reports deviennent une habitude, les impacts finissent toujours par apparaître. Les gestionnaires que nous accompagnons et qui protègent délibérément du temps pour leurs responsabilités de gestion ne sont pas nécessairement ceux qui ont moins de travail. Ils comprennent qu’accompagner leurs employés n’est pas une activité secondaire. C’est une partie centrale de leur rôle.
Reprendre le contrôle de son agenda
Chez Bédard Ressources humaines, nous accompagnons régulièrement des gestionnaires qui ressentent une pression importante liée au temps. Bien souvent, nous les aidons à prendre un pas de recul et à revoir la façon dont ils utilisent leur énergie au quotidien.
Parce qu’au final, la question n’est pas seulement de savoir combien d’heures nous travaillons. La question est de savoir si ces heures sont investies aux bons endroits. Après tout, un gestionnaire ne crée pas seulement de la valeur lorsqu’il règle les problèmes d’aujourd’hui.
Il crée également de la valeur lorsqu’il développe les personnes qui permettront à l’organisation de résoudre les problèmes de demain. Et parfois, la meilleure façon de retrouver du temps n’est pas de travailler davantage.
C’est de cesser d’être la réponse à toutes les questions.
Vous souhaitez revoir vos pratiques de gestion, soutenir l’autonomie de vos équipes ou mieux structurer vos priorités? Les experts de Bédard Ressources humaines peuvent vous accompagner. Pour en savoir plus sur nos services-conseils RH, communiquez avec Stéphane Pépin, spepin@bedardressources.com .
